「パパ、ちょっと協力してあげて」 「はいはい、おじいちゃんのメールの救済だね。えーと、やらなくちゃいけないことはふたつだね。膨大な受信メールの整理と、迷惑メールのシャットアウトか」 「そうそう、さすがパパね。まさか自分も経験あるとか……？」 「さすがに、迷惑メールに返信はしないけど、メールの数はスゴイことになってるよ。会社のメールも、最近は、電話ですむこともわざわざメールでやりとりしたりしてるから。ただでさえ数が多いのに、怒濤の迷惑メールが届いて業務に支障がでてるから」 「受信トレイの整理は仕事のできるビジネスマンの基礎教養ってわけね」 「ハハハ(^_^;　でも、ママの受信トレイもいっぱいだったよね」 「そうなのよー、ネットショップで買い物したら、毎日何通も広告メールを送ってくる店があって……」 「そういうのは、配信停止だっけ、お店のサイトで、メールをやめる申し込みができるようになってるはずだけどな」 「あ、そうね。でも、よく迷惑メールは、配信停止するならここをクリックとか書いてあって、それはやっちゃダメなんでしょう？　だけどたしかに、ショップのサイトで配信停止するのは必要ね」 「そうそう、迷惑なメールはとにかく削除だね。まぁ、なんにしても、おじいちゃんのメールボックスを見せてもらおう」 「広一くん、頼む。ほら、こんな状態なんだよ」 「あ、メールがみっちり……。しかも未読が3000通？　これは、たいへんだ」 「これを端から読むと思ったら、気が遠くなって……」 「だいたい、必要なメールって、どんなのがあるんですか？　まずその種類を考えてみましょうよ」 「ええとだな、町内会の役員のメール、会社の同期だった仲間のメール、それから、田舎の弟と、ブログの更新のおしらせ、カメラメーカーのメルマガに、写真の撮影会のお知らせと……」 「そうしたら、まず、メールの仕訳（しわけ）をしますか。最初は、メールを選んで、その仕訳のルールを決めていく方法で、やってみましょう。この上から5通目の……」 「これは、町内会のお知らせメールだな」 「メールをクリックして、青い表示にしてから、右クリックすると、メニューがでてきますね。その中に『仕訳ルールの作成』というのがありますね」 「あった、あった」 「これを選択すると、『仕訳ルールの作成』というボックスがでてきます。ここで、このメールを仕訳する時のルールを指定してあげるんです。どんなメールをどう処理するか、というのがルールなんですけど、上の『次の条件に一致する電子メールを受信したとき』って項目がありますね」 「ふむふむ。差出人のメールアドレスか、メールの件名か、宛て先で分類するんだな」 「3つの条件を組み合わせて指定することもできるんですけど、まず、この町内会のメールなら」 「これは、毎回、メールの件名に『町内会のお知らせ』という単語がはいってくる。送信元は4人の役員が順番にやるから決まってない。となると、二つ目のチェックボックスの『件名が次の文字を含む場合』ってとこに、チェックするんだな」 「そうです。で、その空いてるところに『町内会のお知らせ』って件名を確認したら」 「次に実行する処理ってのを決めるのか」

メールを選択して、仕訳のルールを決めましょう。ルールを決めておけば、以後、受信したメールはそのルールに従って、処理されます。（Outlook 2003）

「音が鳴って着信を知らせてくれたり、いろいろできますが、『電子メールをフォルダに移動する』が一般的ですね。『フォルダの選択』をクリックすると、一覧がでてきます。この場合は新しいフォルダを作りましょう。フォルダを作りたい場所を選んで」 「場所っていうのはどういうことだね」 「たぶん、こうやって仕訳していくと、たくさんフォルダを作ることになると思うんですよ。町内会のメールといっても、全体へのお知らせとか、役員の人たちだけのやりとりとか、何種類かあるんでしょう？　そうすると、大分類の中に小分類って具合に分けたほうがわかりやすいと思うんですね。だから、まず、『町内会』ってフォルダを作って、そのなかに『お知らせ』ってフォルダを作るといいと思うんです」 「おお、合理的だな」 「会社でもそうやらないと、同じレベルのフォルダの数ばっかり増えちゃってわかんなくなっちゃうんですよ。個人用フォルダを選んで『新規作成』をクリックすると、『新しいフォルダの作成』っていうボックスがでてきましたね。『町内会』っていうフォルダの名前をつけて、OKすると」 「おお、できた」 「で、この町内会でまた新規作成をして」 「『お知らせ』フォルダを作るんだな」 「メールをしまうフォルダができたら、OKをクリック。仕訳ルールの作成にもどって、ここでもOKすると、ほら、『成功』っていうのがでてきましたね」 「なになに？　『現在のフォルダにあるメッセージにこの仕訳ルールをすぐ実行する』って書いてあるな」 「□のボックスにチェックしてOKをクリックすると」 「ああっ、町内会のフォルダに、過去のメールがはいっている」 「ね、便利でしょう？　この仕訳ルールを指定しておくと、今後、届いたメールも自動的に指定したフォルダに分類されるんですよ」 「なるほどな」 「必要ない送信元からのメールは、移動する先を『削除済みアイテム』にしておくって手もあります」 「具体的なメールはないけど、こんなルールを作りたい、とか作ったルールを変更したいっていう時は、どうしたらいいんだ」 「あぁ、ルールの件名が変更になるとかもありますよね。メニューバーの『ツール』の中に、『仕訳ルールと通知』というのがありますね。それを開くと、作ったルールの一覧ができてきますから、そこで、変更するとか、新しい仕訳ルールを作ればいいんです。けっこう複雑な指定もできますよ」

仕訳のルールを上手に使うと、たいへん便利です。メールを『移動』ではなく、『コピー』に指定すると、指定されたフォルダみんなにメールを収納することもできます。通知方法を指定しておけば、届いた時に、音で知らせることもできます。こういった複雑な指定はメニューバーの『ツール』の『仕訳ルールと通知』で設定することかできます。（Outlook 2003）

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