零（ゼロ）からはじめるパソコン指南 第3の扉　ファイルの操作「写真を探しやすく整理せよ」 2024.03.19

ファイルを探しやすいように整理する

パソコンには、いろんな文書や写真や動画などをファイルという形で保存します。
たくさんのファイルをごちゃごちゃと入れておいたのでは、すぐにどこに行ったのかわからなくなります。
何度も使える書類をつくるのは、パソコンのもっとも得意とするところです。
何回でも印刷できるし、メールでも送れるし。
でも、前につくったものが見つからないとどうしようもありません。
だから、ファイルを探しやすいように整理しておくってことはとても大切なことなんです。

そこで、みなさんの古生物研究所のパソコンに保存されている恐竜の化石の写真を、探しやすく整理するには、どんなフォルダーをつくって、どんなふうに表示すればいいかを考えようという問題です。
研究発表のときや論文つくるときに、「この前発掘したトリケラトプスの写真がない」とか「アロサウルスの借りてる写真どこいった」とか困ってるでしょ？

アプリでつくったものはファイルとして保存される

さて、この第3の扉では、ファイルとフォルダーのことを勉強します。
パソコンのアプリで作ったものは、文書であれ、表であれ、イラストであれ、なんでもファイルとして保存します。写真や動画もそうです。
SSDやハードディスク（HDD）など、パソコンのストレージに保存したり、インターネットのクラウド・ストレージに保存したりしますね。
では、みなさんは、Word（ワード）でつくった文書のファイルはどこに保存していますか？
ちょっとWordを起動して、「白紙の文書」をつくってみましょう。
Wordは、タスクバーか「スタートメニュー」の「すべてのアプリ」から探してくださいね。

Wordの画面。左上の「ファイル」をクリックします。

それじゃ、さっそく、この空っぽの文書を保存してみましょう。
「ファイル」タブをクリックします。

左の「名前を付けて保存」、中段の「このPC」、右の「その他のオプション」をクリックします。

「名前を付けて保存」「このPC」「その他のオプション」をクリックしてください。

「保存」をクリックすると「ドキュメント」の中に「文書1.docx」というファイル名で保存されます。

「ドキュメント」のところが灰色になっています。これは、「ドキュメント」が選ばれていて、このまま「保存」をクリックすると、「ドキュメント」の中に保存されますよってことです。
ファイル名には、「文書1」か「文書1.docx」と表示されていますね。ここを書き換えてファイル名を指定してもいいんですが、今回は「文書1」のまま保存しましょう。

はい。それじゃ、今保存したファイルをエクスプローラーで探してみましょう。
どうします？
「エクスプローラー」というアプリを使います。
タスクバーの（エクスプローラー）を右クリックして、「エクスプローラー」をクリックします。

エクスプローラーの画面。左の「ドキュメント」をクリックすると、その内容が表示されます。

左側にドライブやフォルダーが表示されていますね。
この中で「ドキュメント」を探してクリックしてください。
右側にさっき保存した「文書1」が表示されます。
表示されないときは、ほかに「ドキュメント」がないか左側で探してください。

ファイル名は、探すときのことを考えてつける

「文書1」ファイルの名前を変えてみましょう。「文書1」だと、なんのファイルだかわかりませんからね。
どんな名前にしますか？
あとで探しやすい名前にしたいですよね。
ファイルを開いて中身を見なくても、中身がわかるような名前にしたいですね。
探しやすさは、どんな探しかたをするかによって変わります。

ファイルの探しかたはふたつあります。

ひとつは、エクスプローラーで開いて、並んでいるファイルのファイル名を順番に見て探す方法。
順番に見て探すときは、きれいに分類されて並んでくれると探しやすいですよね。
全部、「キーワード＋連番＋日付」というファイル名にすれば、名前順に並べたとき、キーワード、連番、日付の順番に並びます。たとえば、「ステゴサウルス01-240401」といったファイル名ですね。

もうひとつは、キーワードで検索する方法。タスクバーの（検索）をクリックしてキーワードを入力する方法と、エクスプローラーのウィンドウの右上の入力欄にキーワードを入力する方法があります。
そのファイルの中身をうまくあらわすキーワードがファイル名にはいっていると探しやすいですね。
「三畳紀」ってキーワードで探すだろうなと思ったら、ファイル名に「三畳紀」って単語を入れておくといいですね。

ファイルが、画面に表示しきれないほどたくさんあるときは、頭文字を入力して探すという方法もあります。
エクスプローラーを開いて、アクティブにして、キーボードで頭文字を入力すると、その文字ではじまるファイル名のファイルが表示されるんです。

たとえば、「813」というファイルを探すときは、「8」キーを押すと、そのファイルが画面のいちばん上に表示されて選ばれた状態になります。「サクラ230329」というファイル名を探すときは、「S」「A」「F7」（カタカナ変換）の順にキーを押して「サ」が確定すると、そのファイルが選ばれます。

ちゃんと区切りたい人は、「-」（ハイフン）や「_」（アンダーバー）で区切ってもいいと思います。

エクスプローラーの使いかたをおぼえておこう

さて、エクスプローラーの使いかたをおぼえておきましょう。

エクスプローラーの画面。左上の「ドキュメント」は右下に表示されているフォルダー名。
左下のエリアで選んだフォルダーの内容が、右側に表示されます。

画面のいちばん左上にはフォルダーの名前、その下には「←」や「↑」。その下には、「新規作成」や「並べ替え」「表示」などのメニューが並んでいます。
その下の左側はナビゲーションウィンドウといって、フォルダーやドライブが表示されます。
ここで、フォルダーやドライブをクリックすると、その中にはいっているファイルとフォルダーが右側に表示されます。

どのように表示するかは、「表示」をクリックして切り替えます。
「大アイコン」や「特大アイコン」を選ぶと大きなアイコンで表示されるので、写真を整理するときは便利ですね。