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電子メールの最後には、差し出し人の名前やアドレスを記載します。これらを「署名」といいます。差し出し人の名前やアドレスなどを記載した署名ファイルを登録しておくことで、メールを書くたびに、自動的に署名が入力されるようになります。
また、メールの文章にいつも記載するあいさつ文などを、署名に追加しておくことで、署名だけでなく、必要なあいさつ文なども自動的に入力されます。メールを書くたびに入力しなくてすむので便利です。
まず、記載したいあいさつ文や署名をテキストエディタの「メモ帳」などで作成し、テキストファイルを「ドキュメント」に保存しておきます。
メニューバーの「ツール」→「オプション」をクリックし、「オプション」画面で「署名」タブをクリックします。「作成」ボタンをクリックして、「ファイル」を選んで「参照」ボタンをクリックします。作成した署名のテキストファイルを選びます。
「すべての送信メッセージに署名を追加する」をチェックします。設定が終わったら「OK」ボタンをクリックします。
Windowsメールで「ファイル」→「新規作成」→「メールメッセージ」の順にクリックして、新規メールの作成画面を表示すると、自動的に署名ファイルが表示されています。
署名ファイルを使い分ける
署名ファイルは複数作って、登録しておくことができます。いくつかのパターンを用意しておいて、送信先ごとに変更すると便利です。
署名部分はあまり長すぎると送信する容量も大きくなってしまうので、一般的に4行くらいに納めるのがマナーとされています。
Windowsメールで複数の署名を登録して送信先ごとに使い分ける方法Outlook 2007で複数の署名を使い分ける方法
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